Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 1С 8.3 – пошаговая инструкция для сотрудников

Авансовый отчет по командировке – это важный документ, который позволяет организовать и контролировать расходы на командировочные услуги. В программе 1С 8.3 существует удобный функционал для заполнения данного отчета, который значительно облегчает процесс.

Для начала необходимо войти в программу 1С 8.3 и выбрать нужную базу данных. После этого открывается рабочее окно, в котором нужно найти раздел «Командировки» и выбрать «Авансовый отчет по командировке». Здесь пользователю предлагается ввести все необходимые данные для заполнения отчета.

Важно заполнить все поля отчета правильно и без ошибок. Особое внимание следует уделить указанию периода командировки, датам начала и окончания, а также цели командировки. Также нужно учесть все статьи расходов, включая перевозку, проживание, питание и транспортные расходы.

После заполнения всех полей, необходимо провести проверку данных и убедиться, что они корректны. Затем можно отправить заполненный авансовый отчет на утверждение руководителю. Если отчет был заполнен правильно, то после проверки руководителем, можно будет приступить к формированию финансовых документов для выплаты аванса сотруднику.

Первые шаги: выбор режима работы

Перед заполнением авансового отчета по командировке в 1С 8.3 необходимо выбрать режим работы программы. В зависимости от ваших задач и требований организации, у вас есть несколько вариантов:

• Режим «Создание нового отчета» — позволяет создать новый авансовый отчет. Вы можете ввести все необходимые данные и сохранить отчет для дальнейшего заполнения.
• Режим «Редактирование существующего отчета» — используется, если у вас уже есть созданный авансовый отчет, который требуется изменить или дополнить. В этом режиме вы можете открыть существующий отчет, внести необходимые изменения и сохранить его.
• Режим «Проверка и подписание отчета» — предназначен для проверки и подписания авансового отчета перед его отправкой на утверждение. В этом режиме вы можете проверить все введенные данные, оценить расходы и подписать отчет, подтверждая его достоверность.

Выбирайте режим работы в соответствии с текущей задачей и процессом работы с авансовыми отчетами в вашей организации. Перейдите к выбранному режиму работы, чтобы начать заполнение авансового отчета по командировке в 1С 8.3.

Создание нового документа

Для создания нового авансового отчета по командировке в программе 1С 8.3 необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть программу 1С 8.3 и выбрать нужную информационную базу.
2. На панели инструментов выбрать раздел «Документы».
3. В открывшемся меню выбрать пункт «Авансовые отчеты по командировкам».
4. Нажать кнопку «Создать» или использовать горячую клавишу F7.
5. В открывшейся форме заполнить необходимые данные:
• Дата — указать дату создания отчета.
• Организация — выбрать из списка нужную организацию.
• Сотрудник — выбрать из списка соответствующего сотрудника.
• Основание — указать основание командировки.
• Валюта — выбрать используемую валюту для расчетов.
6. После заполнения необходимых полей нажать кнопку «Заполнить» для автоматического заполнения таблицы с расходами.
7. Перейти к каждому расходу в таблице и заполнить соответствующие поля.
8. Проверить правильность заполненных данных и нажать кнопку «Сохранить».

Таким образом, новый авансовый отчет по командировке будет успешно создан в программе 1С 8.3 с указанными данными и заполненными таблицами расходов.

Заполнение данных о командировке

Для корректного заполнения авансового отчета по командировке в 1С 8.3 необходимо внести следующую информацию:

1. Даты командировки: введите начальную и конечную даты командировки, выбрав соответствующие значения в календаре.

2. Цель командировки: укажите основную цель командировки, кратко описав ее суть.

3. Место исхождения командировки: введите название и адрес организации, из которой вы уезжаете в командировку.

4. Место назначения командировки: укажите название и адрес организации, в которую вы направляетесь в командировку.

5. Сроки предоставления аванса: введите дату, до которой вам необходимо представить авансовый отчет.

После заполнения всех данных сохраните авансовый отчет, чтобы сохранить внесенную информацию.

Указание суммы расходов

Чтобы указать сумму расходов в авансовом отчете по командировке в 1С 8.3, следуйте указанным ниже шагам:

1. Откройте программу 1С 8.3 и выберите нужную базу данных.
2. Перейдите в модуль «Зарплата и управление персоналом» и выберите раздел «Авансовые отчеты».
3. Создайте новую карточку авансового отчета или откройте существующую.
4. Перейдите на вкладку «Расходы» и нажмите кнопку «Добавить».
5. В открывшемся окне выберите нужный статью расходов из списка или создайте новую.
6. Укажите сумму расходов в поле «Сумма» и заполните остальные необходимые данные.
7. Повторите шаги 4-6 для добавления всех необходимых расходов.
8. После заполнения всех расходов нажмите кнопку «Сохранить» для сохранения изменений в авансовом отчете.

Теперь вы знаете, как указать сумму расходов в авансовом отчете по командировке в 1С 8.3 и можете успешно заполнить эту информацию при необходимости.

Добавление подтверждающих документов

Для правильного заполнения авансового отчета по командировке в 1С 8.3 необходимо приложить подтверждающие документы. Это могут быть квитанции об оплате проезда и проживания, билеты на транспорт или другие документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой.

Чтобы добавить подтверждающие документы в авансовый отчет, следуйте инструкциям:

1. Нажмите на кнопку «Добавить» в разделе «Подтверждающие документы».
2. Выберите тип документа из выпадающего списка. Например, «Квитанция об оплате».
3. Укажите дату документа и его номер, если требуется.
4. Добавьте описание документа, чтобы было понятно, какие расходы он подтверждает.
5. При необходимости, загрузите скан-копию документа с помощью кнопки «Прикрепить файл».
6. Нажмите «Сохранить» для добавления документа в авансовый отчет.

После добавления подтверждающих документов они будут отображаться в списке авансового отчета. Вы можете редактировать или удалять документы по необходимости.

Проверка и сохранение отчета

После заполнения всех необходимых полей и приложения необходимых документов, следует проверить правильность заполнения авансового отчета перед его сохранением.

Для начала, рекомендуется внимательно просмотреть все поля и значения в отчете, чтобы убедиться, что нет ошибок или опечаток. Особое внимание стоит уделить датам, суммам, указанию целей командировки и всех других данных, связанных с расходами.

После проверки отчета, можно сохранить его, нажав на кнопку «Сохранить». В этот момент данные отчета фиксируются в системе, и отчет становится доступным для дальнейших операций.

При сохранении отчета рекомендуется также проверить, что все приложения успешно загружены и прикреплены к отчету. В случае отсутствия или неправильного прикрепления необходимых документов, можно отредактировать отчет и повторно приложить важные файлы.

После сохранения отчета, система может предложить распечатать его или создать файл в формате PDF для дальнейшего использования. Распечатанный отчет будет содержать все заполненные данные, приложения и подписи, готовые для представления в бухгалтерии или руководству.

Отправка отчета на утверждение

После заполнения авансового отчета по командировке в 1С 8.3, необходимо отправить его на утверждение руководителю или ответственному лицу. Для этого выполните следующие шаги:

1. Сохраните заполненный отчет, чтобы сохранить все внесенные данные. Для этого нажмите кнопку «Сохранить» во всплывающем окне формы отчета.
2. Проведите проверку заполненных данных на наличие ошибок. Для этого нажмите кнопку «Проверить» во всплывающем окне отчета. Если система обнаружит ошибки, они будут выделены красным цветом и вам придется их исправить.
3. После того, как отчет прошел проверку и не содержит ошибок, нажмите кнопку «Отправить на утверждение».
4. В появившемся окне выберите руководителя или ответственное лицо, которому необходимо отправить отчет на утверждение, из списка доступных сотрудников.
5. При необходимости, вы можете добавить комментарии к отчету, чтобы пояснить причины командировки или другие важные детали.
6. Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить отчет на утверждение выбранному сотруднику.

После отправки отчета, руководителю или ответственному лицу будет отправлено уведомление о необходимости утверждения отчета. Он сможет просмотреть отчет, оставить комментарии или запросить дополнительные документы.

По итогам рассмотрения отчета, руководитель либо утвердит его, либо отправит на доработку с указанием необходимых исправлений. После получения решения, вы получите уведомление с результатами рассмотрения отчета.