Трудовые книжки – важный документ, отражающий трудовую историю каждого работника. Однако с развитием информационных технологий все больше организаций переходят на электронное ведение этого документа. Такой подход позволяет сократить бумажные траты, ускорить процесс обработки данных и обеспечить более эффективное взаимодействие между работниками и работодателями. Но с какого именно числа ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным, и как это происходит в практике?
С 1 января 2021 года все организации, независимо от формы собственности и численности персонала, обязаны вести трудовые книжки только в электронном виде. Все сведения о работнике, включая информацию о его трудовой деятельности, должны храниться в электронном виде и подлежать оформлению с использованием специальных программных решений.
При переходе на электронное ведение трудовых книжек, работникам присваивается уникальный идентификационный номер, который становится личным идентификатором в электронной базе данных. Вся информация о сроках трудоустройства, переводах и увольнениях, премиях и наказаниях вносится в электронную трудовую книжку работника. При этом все записи должны быть заверены электронной подписью работодателя и работника.
Электронное ведение трудовых книжек: законодательные изменения
В свете современных технологий и цифровизации процессов, зачастую классические документы и журналы уступают свои позиции электронному хранению информации. Трудовые книжки не стали исключением и подверглись законодательным изменениям, позволяющим их ведение в электронном виде.
Данные изменения были внесены согласно Федерального закона от 25.04.2020 № 105-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части гарантий трудящимся при электронном ведении трудовых книжек». В соответствии с этим законом, с 1 января 2021 года все организации в России, независимо от формы собственности, переходят на электронное ведение трудовых книжек.
Ведение трудовых книжек в электронном виде означает, что все записи о сотрудниках, их трудовой деятельности и продолжительности работы должны вестись в электронном виде на специализированной интернет-платформе, созданной Российским государством. Благодаря электронному ведению трудовых книжек, возможна централизованная база данных, где каждый сотрудник может легко получить доступ к своим персональным данным.
При электронном ведении трудовых книжек, вся информация должна быть защищена с помощью современных методов шифрования и обеспечения конфиденциальности. Также, электронное ведение трудовых книжек позволяет избежать возможных утрат и порчи документов, а также экономить место на бумажных архивах.
При условии перехода на электронное ведение трудовых книжек, все предыдущие записи о сотрудниках, оформленные на бумажном носителе, должны быть сканированы и сохранены в электронном виде. Таким образом, история работы каждого сотрудника будет сохранена в цифровом формате.
Создание электронной трудовой книжки обязательно для всех работодателей в России. Каждый сотрудник, начиная с первого числа 2021 года, должен иметь электронную трудовую книжку, где будут отображены все его записи о трудовой деятельности. Также, работнику предоставляются возможности самостоятельного контроля и управления информацией, а также возможность проверить достоверность записей.
Электронное ведение трудовых книжек — это шаг вперед в сторону цифровой трансформации и упрощения процессов хранения и обработки данных о трудовой деятельности. Внедрение электронной системы и ведение трудовых книжек в электронном виде стало частью современного практикума, позволяющего улучшить процессы работы и обеспечить более прозрачную систему сбора и хранения данных о работниках в России.
Новые правила начиная с 2021 года
С 1 января 2021 года вступили в силу новые правила по ведению трудовых книжек в электронном виде. Это решение было принято с целью упростить и современизировать процесс работы с трудовыми документами.
Согласно новым правилам, все работодатели обязаны вести трудовые книжки своих сотрудников исключительно в электронном виде. Это означает, что бумажные трудовые книжки больше не принимаются и не выдаются.
Для ведения трудовых книжек в электронном виде предусмотрена специальная платформа, на которой сотрудники и работодатели могут вести свои электронные трудовые документы. Для доступа к платформе необходимо получить логин и пароль, которые выдается каждому работнику.
В электронных трудовых книжках хранится вся информация о трудовой деятельности сотрудника, включая периоды работы, должности, места работы и прочие релевантные данные. Кроме того, работодатель также обязан вносить любые изменения и дополнения в трудовые книжки сотрудников в электронном виде.
В случае несоблюдения новых правил работодатели могут быть привлечены к административной ответственности, вплоть до штрафов. Поэтому все организации должны привести свои процессы работы с трудовыми документами в соответствие с новыми правилами к концу 2021 года.
Переход на электронное ведение трудовых книжек имеет множество преимуществ. Это позволяет сократить бюрократические процессы, упростить доступ к информации о трудовой деятельности сотрудников, а также повысить безопасность и сохранность электронных документов.
Таким образом, новые правила начиная с 2021 года предусматривают полный переход на электронное ведение трудовых книжек. Это важный шаг в современизации трудовых отношений и повышении эффективности работы с трудовыми документами. Новые правила должны быть строго соблюдены всеми работодателями.