В настоящее время электронная трудовая книжка является одним из ключевых инструментов современного трудового законодательства. Она представляет собой электронный документ, который содержит информацию о трудовой деятельности работника, его стаже, заработной плате, отпусках и других важных параметрах трудовых отношений.
Внедрение электронных трудовых книжек стало неизбежным шагом в условиях цифровой трансформации общества и бизнеса. Оно позволяет существенно упростить и ускорить процессы связанные с ведением кадрового делопроизводства и сохранить надежность и достоверность данных.
Официально в России электронные трудовые книжки стали обязательными с 1 января 2021 года. С данным изменением связан ряд обязательств как для работников, так и для работодателей. Все новые трудовые отношения заключаемые с 2021 года должны оформляться в электронной форме. Однако, для сохранения и переноса информации из бумажных трудовых книжек также могут использоваться электронные аналоги, но лишь с разрешения работника.
История введения электронных трудовых книжек в России
В России использование электронных трудовых книжек стало обязательным с 1 января 2020 года. Однако разговоры о введении электронных форматов трудовых книжек начались задолго до этого времени.
В 2012 году была принята Государственная программа «Развитие информационного общества на 2011-2020 годы», в которой была поставлена задача «повышения качества государственных услуг в сфере занятости населения за счет перехода к электронным знакам о личности граждан».
Первая попытка внедрения электронных трудовых книжек была предпринята в 2015 году, однако эта система не получила широкого распространения и была снята с эксплуатации в 2017 году.
В 2019 году был принят Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части учета трудовой деятельности в электронной форме», который ввел обязательное использование электронных трудовых книжек для всех работников.
С 2020 года все новые работники обязаны получить электронную трудовую книжку, а существующие работники могут продолжать использовать бумажную или перейти на электронный формат по своему желанию и согласию работодателя.
Законодательная история
В 2007 году в России был принят Федеральный закон «О труде в Российской Федерации», который утвердил новый порядок оформления трудовых документов, включая трудовую книжку. Согласно этому закону, работодатели вправе вести трудовые книжки в электронном виде.
Далее, в 2010 году Минтруда России утвердило Порядок ведения электронных трудовых книжек, который определил требования к таким книжкам и их электронным носителям.
Окончательное закрепление электронных трудовых книжек в законодательстве произошло в 2017 году, когда вступил в силу Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 13 Федерального закона «О труде в Российской Федерации», который явно предусмотрел возможность ведения трудовой книжки в электронном виде.
На данный момент использование электронных трудовых книжек является обязательным для многих работодателей и сотрудников в России.
Период пилотных проектов
Внедрение электронных трудовых книжек началось с пилотных проектов, которые позволяли оценить эффективность нового формата.
Первый пилотный проект стартовал в 2017 году и был направлен на проверку и анализ функционала электронных трудовых книжек. В рамках проекта приняли участие представители различных предприятий и организаций, а также работники системы социального обеспечения. В процессе пилотного проекта были выявлены и устранены некоторые недочеты в системе, а также проведена подготовка специалистов, занимающихся ведением и проверкой электронных трудовых книжек.
На основе результатов первого пилотного проекта было принято решение о расширении использования электронных трудовых книжек. В следующем году, с 2018 года, начался второй пилотный проект, в рамках которого система велась уже на региональном уровне. Это позволило учесть особенности различных регионов и провести дополнительные испытания системы.
Проекты показали положительные результаты и позволили обнаружить и устранить некоторые проблемы, связанные с внедрением электронных трудовых книжек. Благодаря этому решению была возможность определить оптимальные методы работы с системой, а также провести обучение работников, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование новой системы.
В результате успешной реализации пилотных проектов было принято решение о внедрении электронных трудовых книжек на всей территории России. С 2020 года использование электронных трудовых книжек стало обязательным для всех работников и работодателей.
Внедрение в государственном секторе
Внедрение электронных трудовых книжек в государственном секторе началось в России с 2020 года. Этот процесс пошел параллельно с осуществлением пилотных проектов в различных регионах страны.
Одним из первых регионов, где была внедрена электронная трудовая книжка в государственном секторе, стал Санкт-Петербург. Здесь уже с начала 2020 года сотрудники государственных органов и государственных учреждений ведут электронную трудовую книжку.
Внедрение электронных трудовых книжек в государственном секторе связано со стремлением ускорить и упростить процесс учета и контроля за сотрудниками, а также повысить прозрачность трудовых отношений.
Преимущества электронных трудовых книжек в государственном секторе:
1. Оптимизация процесса оформления и ведения трудовой деятельности сотрудников.
2. Удобство и простота доступа к информации о трудовой деятельности государственных служащих.
3. Автоматизация процесса учета и контроля за трудовой деятельностью сотрудников.
4. Улучшение прозрачности и открытости системы трудовых отношений в государственном секторе.
Обязательность для крупных предприятий
Согласно законодательству, с 1 января 2021 года введена обязательность ведения электронных трудовых книжек для крупных предприятий. Крупными предприятиями считаются те, где количество работников составляет 100 и более человек.
Для таких предприятий использование электронных трудовых книжек стало обязательным в целях упрощения процесса записи и хранения информации о трудовой деятельности работников. Это также способствует повышению прозрачности и доступности данных о трудовой истории сотрудников, а также улучшению контроля над соблюдением трудового законодательства.
Работники предприятий, попадающих под определение крупного предприятия, должны иметь электронную трудовую книжку, которая ведется в специальной автоматизированной системе. Запись и хранение информации в электронной форме позволяет упростить процесс внесения изменений и получения необходимых сведений о трудовой деятельности сотрудников.
В случае нарушения обязательности ведения электронных трудовых книжек для крупных предприятий, работодатель может быть привлечен к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
| Причины введения электронных трудовых книжек для крупных предприятий: |
|---|
| Упрощение процесса ведения и хранения информации о трудовой деятельности сотрудников. |
| Повышение прозрачности и доступности данных о трудовой истории сотрудников. |
| Улучшение контроля за соблюдением трудового законодательства. |
Расширение категорий работников
Электронные трудовые книжки стали обязательными для всех категорий работников с 2020 года. Раньше их использование было распространено, но не являлось обязательным. В соответствии с федеральным законодательством, сведения о трудовой деятельности всех работников в России должны быть занесены в единую электронную систему. Теперь уже невозможно вести трудовую документацию в бумажной форме.
К электронным трудовым книжкам относятся работники всех отраслей экономики: промышленности, транспорта, связи, торговли, образования, здравоохранения и других. Также система электронных трудовых книжек распространяется на всех категорий работников: сотрудников организаций, индивидуальных предпринимателей, волонтёров, сезонных работников и других.
Кроме того, электронные трудовые книжки могут быть использованы не только работниками, но и работодателями, которые могут добавлять в них информацию о сотрудниках и их трудовой деятельности. Такая система позволяет упростить процесс учета и контроля трудовых отношений, а также обеспечивает сохранность документов.