Автоответ – это удобный инструмент, позволяющий автоматически отвечать на входящие электронные письма в период вашего отсутствия. Если у вас установлен Outlook 2019, вы можете легко настроить автоответ для своего почтового ящика. Это особенно полезно, когда вы уходите в отпуск, важное деловое путешествие или просто временно оставляете рабочее место.
В этой пошаговой инструкции мы расскажем вам, как настроить автоответ в Outlook 2019. Не беспокойтесь, это довольно просто и займет всего несколько минут.
Первым шагом является открытие Outlook 2019 и выбор «Файл» в верхнем левом углу программы. В выпадающем меню выберите «Информация» и найдите раздел «Автоматический ответ». Нажмите на эту опцию, чтобы перейти к следующему шагу.
Откройте программу Outlook 2019
Чтобы настроить автоответ в Outlook 2019, первым делом необходимо открыть программу на вашем компьютере. Для этого выполните следующие шаги:
- Найдите ярлык Outlook 2019 на рабочем столе или в меню «Пуск» и дважды щелкните по нему.
- В появившемся окне введите свой почтовый адрес и пароль, затем нажмите кнопку «Войти». Если у вас уже настроен аккаунт в Outlook, то программа автоматически загрузится с вашими данными.
- После успешной авторизации вас приветствует основное окно Outlook 2019. Здесь вы можете видеть свою почтовую папку, календарь и другие инструменты.
Теперь, когда программа Outlook 2019 открыта, вы можете приступить к настройке автоответа. Следуйте дальнейшим инструкциям для установки необходимых параметров и текста автоответа.
Найдите вкладку «Файл» в меню
Для настройки автоответа в Outlook 2019 откройте программу и найдите в верхней части окна меню. В нем должна быть вкладка «Файл». Кликните на нее один раз, чтобы открыть выпадающее меню с дополнительными настройками.
Выберите «Автоматические ответы» в списке параметров
Для начала настройки автоответа в Outlook 2019 откройте приложение и перейдите во вкладку «Файл». В верхней части экрана вы увидите список различных параметров, которые можно настроить. Найдите и выберите в этом списке «Автоматические ответы».
После этого вы увидите окно с настройками автоответа. Здесь вы можете указать текст сообщения, который будет автоматически отправляться всем отправителям во время вашего отсутствия. Также здесь можно указать временной интервал, в который нужно отправлять автоответ. После того как вы настроите все параметры, не забудьте нажать кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения.
Включите автоответ и укажите период действия
Чтобы настроить автоответ в Outlook 2019, следуйте следующим шагам:
- Откройте Outlook и выберите вкладку «Файл».
- В вертикальном меню слева выберите «Автововетчик» (Out of Office).
- В открывшемся окне поставьте галочку напротив «Отправлять автоматический отклик» (Send automatic replies).
- Укажите период действия автоответа, выбрав опцию «Отправить только в этот период времени» (Send replies only during this time period) и указав начальную и конечную дату.
Теперь, когда ваш автоответ включен и указан период его действия, все получатели, отправившие вам сообщение, будут автоматически получать уведомление о вашем отсутствии в указанный период времени.
Настройте текст автоответа и его форматирование
После того как вы включили функцию автоответа в Outlook 2019, вам необходимо настроить сам текст сообщения и его форматирование. В этом разделе мы расскажем, как это сделать.
1. Откройте Outlook 2019 и выберите вкладку «Файл» в верхнем левом углу окна программы.
2. В появившемся меню выберите «Автоматические ответы» (Automatic Replies).
3. В открывшемся окне «Автоматические ответы» отметьте пункт «Отправлять автоматические ответы» (Send automatic replies).
4. Настройте период действия автоответа (указав начальную и конечную дату) и выберите нужные опции (например, отвечать только на сообщения от определенных адресатов).
5. Далее, перейдите к полю «Внутреннее сообщение» (Inside My Organization) или «Внешнее сообщение» (Outside My Organization), в зависимости от того, на какие сообщения вы хотите отправить автоответы.
6. В поле «Внутреннее сообщение» отредактируйте текст, который будет отсылаться автоматически на входящие сообщения от ваших коллег или сотрудников организации.
7. В поле «Внешнее сообщение» введите текст, который автоматически будет отправляться на внешние (не относящиеся к вашей организации) сообщения.
8. Вы также можете использовать форматирование текста, чтобы сделать автоответ более наглядным и информативным. Для этого вы можете вставить ссылки, перечисления или просто изменить шрифт и цвет текста.
Теперь, когда вы настроили текст автоответа и его форматирование, нажмите кнопку «Ок» и ваши автоветы будут активированы. Помните, что автоответы будут отправляться только тем, кто отправляет вам новые сообщения, не отвечая на старые. Если вы получили новое сообщение от того же отправителя до истечения указанного периода, Outlook не отправит второй автоответ.
Установите другие параметры автоответа, если требуется
Помимо основной настройки автоответа, вы также можете установить другие дополнительные параметры в Outlook 2019. Вот некоторые из них:
- Установка времени отправки автоответа: Вы можете указать определенный период, в котором автоответ будет отправляться. Например, вы можете настроить автоответ только на определенные дни недели или на определенные часы в течение дня.
- Определение получателей автоответа: Вы можете выбрать, кому будет отправляться автоответ. Например, вы можете настроить автоответ только для внутренних контактов или только для определенных адресов электронной почты.
- Настройка сообщения автоответа: Вы можете изменить текст сообщения автоответа, чтобы включить дополнительные детали или указать на другие способы связи. Например, вы можете добавить ссылку на вашу веб-страницу или указать на доступность по телефону.
- Управление автоответом во время отпуска: Если вы находитесь в отпуске и не сможете проверять свою электронную почту, вы можете указать, что автоответ будет отправляться только раз в день или только один раз для каждого отправителя.
Установка этих параметров позволяет вам настроить автоответ более гибко и оптимизировать его использование в соответствии с вашими потребностями и предпочтениями.
Нажмите «ОК» и сохраните настройки |
После того, как вы закончили настраивать автоответ в Outlook 2019, убедитесь, что все изменения правильно отображаются в соответствующих полях и тексте сообщения. Проверьте, что выбрано правильное действие при получении нового письма, такое как отправка ответа автоматически, отправка ответа только одному контакту или никаких действий. Если вы уверены в своих настройках, нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить их. Подтверждение сохранения настроек может отличаться в зависимости от используемой версии Outlook. Если у вас появится всплывающее окно с запросом подтверждения, прочтите его внимательно и нажмите «Да» или «ОК». Если вам необходимо сохранить изменения, но не закрывать окно настроек автоответа, посмотрите, есть ли настройки «Применить» или «Сохранить» в правом верхнем углу окна. Щелкните по ним, чтобы сохранить изменения. |