Современные технологии диктуют свои условия сотрудничества, и ведение электронного документооборота (ЭДО) становится все более актуальной задачей для предприятий различных отраслей. В современном бизнесе одним из самых популярных систем электронного документооборота является СБИС — система бизнес-информации и сервисов.
Оформление ЭДО с контрагентом в СБИС позволяет значительно упростить и ускорить процесс обмена документами, снизить вероятность ошибок и повысить безопасность информации. Однако не все предприятия знают, как правильно настроить систему и начать вести электронный документооборот с помощью СБИС.
В этой статье мы предлагаем вам детальное руководство с пошаговой инструкцией по оформлению ЭДО с контрагентом в СБИС. Мы расскажем о необходимых действиях, настройках и процедурах, которые необходимо выполнить для эффективного ведения электронного документооборота. Если вы хотите оптимизировать процессы в вашей компании и начать использовать все преимущества СБИС, то эта статья для вас.
Как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС?
Настройка электронного документооборота (ЭДО) с контрагентом в СБИС позволяет установить эффективную и автоматизированную систему обмена документами и информацией между организациями. Чтобы настроить ЭДО с контрагентом в СБИС, следуйте данным пошаговым инструкциям:
- Войдите в свою учетную запись СБИС.
- Выберите раздел «Электронный документооборот» на главной панели управления.
- Кликните на раздел «Настройка ЭДО» в меню навигации слева.
- В появившемся окне выберите вкладку «Контрагенты».
- Нажмите на кнопку «Добавить контрагента».
- В открывшемся окне введите имя контрагента и его контактные данные.
- Выберите способ обмена документами с контрагентом (например, ЭДО или электронная почта).
- Задайте параметры для обмена документами, такие как форматы файлов и настройки безопасности.
- Сохраните настройки и закройте окно.
Теперь вы настроили ЭДО с контрагентом в СБИС. Вам будут доступны все функции электронного документооборота, такие как отправка и получение электронных счетов-фактур, актов выполненных работ и других документов. Благодаря этой настройке вы сможете с легкостью обмениваться документами со своими контрагентами, экономя время и ресурсы вашей организации.
Подготовка к оформлению ЭДО
Перед началом процесса оформления электронного документооборота (ЭДО) с контрагентом в СБИС необходимо выполнить ряд подготовительных действий. Это поможет сэкономить время и упростить процесс в дальнейшем.
Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить перед оформлением ЭДО:
| Шаг | Описание |
| 1 | Убедитесь, что ваш контрагент также является клиентом СБИС. В противном случае, он должен податься на регистрацию и получить доступ к СБИС. |
| 2 | Подготовьте необходимые документы для загрузки в систему СБИС. Обычно это копии учредительных документов, паспорта генерального директора и Заявление на подключение к системе электронного документооборота. |
| 3 | Согласуйте с клиентским менеджером СБИС подключение электронного документооборота. Обсудите все детали, уточните возможные варианты интеграции и обмена документами. |
| 4 | Подписывайте договор на оказание услуг по электронному документообороту с СБИС. |
| 5 | Загрузите необходимые документы в систему СБИС. Обратите внимание на форматы документов, которые поддерживаются системой. |
После выполнения этих подготовительных шагов вы будете готовы к оформлению ЭДО с контрагентом в СБИС. Продолжайте следовать инструкциям и руководству, чтобы успешно настроить и начать использовать электронный документооборот.
Регистрация электронного документооборота
Прежде чем начать оформлять электронный документооборот (ЭДО) с вашим контрагентом в СБИС, необходимо пройти процесс его регистрации. Данный процесс позволит вам получить доступ к функциям и возможностям СБИС, связанным с электронным документооборотом. Чтобы зарегистрировать ЭДО, выполните следующие шаги:
- Перейдите на официальный сайт СБИС.
- На главной странице сайта найдите и кликните по разделу «Регистрация ЭДО».
- Заполните регистрационную форму, предоставив необходимую информацию о вашей компании и контактных данных.
- Выберите регион и город, в которых находится ваша компания.
- Укажите ваше наименование в соответствии с документами компании.
- Введите ИНН и КПП вашей компании.
- Укажите электронную почту, на которую будут отправляться уведомления и документы в рамках ЭДО.
- Определите желаемые настройки для работы с документами (хранение, подписание и отправка).
- Проверьте правильность введенной информации и нажмите кнопку «Зарегистрировать».
После успешной регистрации вы получите подтверждение по электронной почте с дальнейшими инструкциями по началу работы с ЭДО в СБИС. Зарегистрированный аккаунт позволит вам эффективно использовать функционал СБИС для ведения электронного документооборота со своими контрагентами.
Оформление договора и отправка первого документа
1. Войдите в систему СБИС и выберите в верхнем меню раздел «ЭДО».
2. Нажмите кнопку «Начать работу» и выберите тип документа «Договор».
3. Заполните все необходимые поля: введите наименование договора, выберите контрагента из списка, указывая его ИНН, КПП и реквизиты организации. Если контрагента нет в списке, добавьте его вручную.
4. При необходимости, добавьте в договор приложения или дополнительные файлы.
5. Проверьте правильность заполнения информации и нажмите кнопку «Сохранить» для создания договора.
6. Далее, чтобы отправить первый документ контрагенту, перейдите в созданный договор и нажмите кнопку «Отправить».
7. Укажите адресата письма, выбрав из списка контактную информацию контрагента, или введите его e-mail вручную.
8. Введите текст сообщения для контрагента, по необходимости прикрепите файлы, и нажмите кнопку «Отправить».
9. После отправки документа вы сможете отслеживать его статус в разделе «Исходящие» и получать уведомления о прочтении или получении контрагентом.
Обратите внимание, что для организации исходящих документов с контрагентами в СБИС, они должны быть также зарегистрированы в системе ЭДО и иметь соответствующие настройки для приема и отправки документов.